Zeitmanagement: 10 Tipps für mehr Produktivität und weniger Stress

Amanda Gaid Life-Tipps

10 Minuten Lesezeit Kommentare

Heute soll es um das Thema Zeitmanagement gehen. Ich würde wetten, dass sich jeder Mensch auf diesem Planeten irgendwann schon einmal mehr Zeit gewünscht hat.

In einer Welt, in der wir ständig Vollgas geben und eine Sache nach der anderen von unserer To-do-Liste abhaken, ist Zeit unser höchstes Gut. Sie ist unser bester Freund und gleichzeitig unser größter Feind.

Schließlich wollen wir die Zeit, die wir haben, auch wirklich genießen. Aber wenn wir uns im Business-Modus befinden, wollen wir auch so viel wie möglich und so schnell wie möglich erreichen. Wahrscheinlich kann sich jeder von uns damit identifizieren. Entrepreneure und Einzelunternehmer spüren diesen Druck jedoch noch mehr.

Ein gutes Zeitmanagement bringt hier enorme Vorteile. Wenn du deine Zeit effektiv nutzt, wirst du produktiver und hast mehr Raum zum Atmen.

Und das Tolle daran ist, dass einige der besten Zeitmanagement Methoden überraschend einfach umzusetzen sind.

Sehen wir uns also einige Zeitmanagement Tipps und Tricks an, mit deren Hilfe du dein Leben maximieren und wertvolle Zeit gewinnen kannst. Zunächst aber eine kurze Definition.

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Zeitmanagement Definition: Worum geht es?

Bei genauer Betrachtung ist der Begriff Zeitmanagement irreführend, denn Zeit lässt sich nicht managen. Sie vergeht für uns alle gleich und wir alle haben genau 24 Stunden pro Tag. Das einzige, was wir also managen können, ist daher unser Umgang mit dieser Zeit. Und genau darum geht es beim Zeitmanagement.

Es geht hierbei um Methoden und Tricks, seinen Tag zu strukturieren, sich zu entlasten, seinen Stress zu reduzieren und sich darüber mehr Zeit für sich selbst zu verschaffen. Dass dieses Thema relativ zeitlos ist, beweist ein Zitat des römischen Philosophen und Anhängers der Schule des Stoizismus Lucius Annaeus Seneca:

Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.

Wie nutzen wir also unsere Zeit besser und effektiver? Wie schaffen wir es, uns weniger ablenken zu lassen? Und wie können wir mehr Zeit gewinnen, die wir in unser Wohlergehen investieren können? Die folgenden 10 Tipps werden genau diese Fragen beantworten. Lass uns also direkt einsteigen und keine weitere Zeit verlieren ;).

Die 10 besten Zeitmanagement Methoden

1. Schluss mit halbherziger Arbeit

Dies ist wahrscheinlich der beste Ratschlag zum Zeitmanagement, den ich geben kann.

Halbherzige Arbeit kann deine Produktivität ruinieren. Das Schlimmste daran ist jedoch, dass dir wahrscheinlich gar nicht bewusst ist, wie oft es deine Zeitplanung beeinträchtigt.

Wenn ich ehrlich bin, ertappe mich fast jeden Tag dabei, wie ich nur halbherzig arbeite.

Das Ganze sieht dann so aus: Du arbeitest an einem Projekt und unterbrichst dann deine Arbeit, nur um zwanghaft dein Handy zu checken – ohne dringenden Grund. Vielleicht gehörst du auch zu den Menschen, die 50 Tabs in Ihrem Browser geöffnet haben und ständig zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her wechseln.

Solch eine halbherzige Arbeit ist heimtückisch, weil sie unsere Konzentration stört – manchmal immer und immer wieder. Das Erledigen einer Aufgabe dauert weitaus länger, wenn man nicht den Flow nutzen kann, in den man erst bekommt, wenn man sich wirklich konzentriert.

Wenn du dich hier wiederfindest, stehen die Chancen gut, dass du zusätzliche Zeit für Aufgaben aufwendest, anstatt diese Zeit effektiv zu nutzen.

Manchmal muss man nur aufmerksamer und bewusster sein, wenn es passiert. Wenn man sich selbst ertappen kann, ist das bereits die halbe Miete und ein erster Schritt für ein besseres Zeitmanagement.

2. Lege dein Handy weg, wenn du es nicht unbedingt brauchst

Das klingt vielleicht albern, aber für mich wirkt es Wunder.

Wie ich bereits erwähnt habe, ist das zwanghafte Checken seines Handys heutzutage ein großes Problem. In einer Umfrage checkten 65 Prozent der Teilnehmer ganze 160 Mal pro Tag ihr Handy.

160 Mal!

Quelle

Dies gilt insbesondere für Geschäftsinhaber, die immer etwas zu überprüfen haben. (Außerdem erscheint das Scrollen im Social-Media-Feed viel reizvoller, als endlich das so gefürchtete Projekt in Angriff zu nehmen.)

Deshalb ist die physische Distanz (nicht nur in Corona-Zeiten) ein wichtiger Faktor bei dieser Zeitmanagement Methode. Vielleicht greifst du aus reiner Gewohnheit zum Handy. Wenn du dann aber merkst, dass es nicht an seinem gewohnten Platz liegt, wirst du dich viel leichter auf deine eigentliche Aufgabe konzentrieren können.

Im Endeffekt ist das Ganze äußerst einfach. Schalte dein Handy auf lautlos und deponiere es in einem anderen Raum.

Wenn du es nicht in einem anderen Raum ablegen kannst, könntest du es zum Beispiel auf ein hohes Regal, in eine Schublade oder unter ein Kissen legen. Es soll dir einfach nicht leicht gemacht werden, ohne groß nachzudenken danach zu greifen. Du wirst sehen, dass dieser einfache Trick bereits Wunder für dein Zeitmanagement wirken wird.

3. Lass dich nicht von deinen E-Mails kontrollieren

Checkst du deine E-Mails hundertmal am Tag? Für viele von uns sind E-Mails genauso ablenkend wie ein Handy.

Ich weiß: Es scheint einfacher zu sein, seine E-Mails sofort nach Erhalt zu lesen, anstatt zu warten, bis 300 im Posteingang aufgelaufen sind.

Die Realität, gerade in Bezug auf dein Zeitmanagement, sieht jedoch anders aus. Wenn du ständig deine E-Mails abrufst, findest du dich erneut im Strudel der halbherzigen Arbeit wieder. Du teilst deine Aufmerksamkeit in verschiedene Bereiche auf, was dich wiederum daran hindert, dich zu 100 % auf die anliegende Aufgabe zu konzentrieren.

Versuche, bestimmte Zeitfenster während des Tages festzulegen, in denen du dich deinen E-Mails widmest. Versuche, diese Intervalle auf dreimal am Tag oder sogar weniger zu reduzieren.

Hier ist ein Beispiel für eine Routine zum Checken deiner E-Mails, wenn du in einem regulären 9-to-5-Schema arbeitest:

  • Nimm dir 30 Minuten Zeit, um deine E-Mails gleich morgens um 9 Uhr zu checken. (Alternativ kannst du auch deine wichtigsten Aufgaben zuerst erledigen, um Ablenkungen zu minimieren, und dann um 10 oder 11 Uhr morgens deine E-Mails bearbeiten.)
  • Weitere 30 Minuten oder eine Stunde vor dem Mittagessen (oder nach dem Mittagessen, wenn dein erster E-Mail-Check am Vormittag stattfand).
  • Deine letzte Kontrolle planst du dann für 16.00 Uhr, weitere 30 Minuten. Das verschafft dir etwas zusätzliche Zeit, um deine Arbeit vor dem Feierabend abzuschließen.

Diese Zeiteinteilung kannst du natürlich beliebig anpassen, bis du herausgefunden hast, was für dich, dein Team und deine innere Uhr am besten passt.

4. Zeitmanagement mit der Pomodoro-Methode

Wenn ein Projekt zu groß und einschüchternd erscheint, ist es oft schwieriger, sich zu konzentrieren und sicherzustellen, dass man seine Zeit effektiv nutzt. Du kannst deinem Fokus neue Impulse verleihen, indem du große Projekte und Aufgaben in kleinere Teile zerlegst.

Die Pomodoro-Methode wirkt hierfür Wunder.

Dies ist einer der einfachsten Zeitmanagement Tipps. So funktioniert das Ganze:

  • Arbeite 25 Minuten an einer bestimmten Aufgabe oder Aufgabengruppe.
  • Anschließend machst du eine fünfminütige Pause.
  • Wiederhole diesen Vorgang viermal.
  • Dann machst du eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten.
  • Beginne erneut bei Schritt 1.

Für die Pomodoro-Technik kannst du einen einfachen Timer wie den von Google verwenden, den es als praktische Google Chrome Erweiterung gibt.

Alternativ kannst du einen kostenlosen Pomodoro-Timer wie Pomofocus ausprobieren. Es hat eine übersichtliche und einfache Benutzeroberfläche, die dir die Wahl zwischen drei Einstellungen ermöglicht: Pomodoro, kurze Pause und lange Pause. Pomofocus hat unter dem Timer auch einen Bereich, in dem man die Aufgabe eintragen kann, an der man gerade arbeitet.

5. Erfasse die Zeit, die du für jedes Projekt aufwendest

Nichts geht über eine gewisse Verantwortlichkeit.

Um ein besseres Zeitmanagement zu erreichen, musst du wissen, wie du deine Zeit tatsächlich verbringst. Was hierbei helfen kann, ist die Erfassung der Zeit, die du für jede Aufgabe und jedes Projekt aufwendest.

Dies wird besonders hilfreich sein, wenn du dich für die Pomodoro-Technik entscheidest, da du so bereits ein Timer für bestimme Aufgaben einsetzen wirst.

Du kannst eine Time Tracking App verwenden, um deine Zeit genau zu protokollieren. Alternativ kannst du aber auch eine altmodische Tabelle verwenden, so wie ich es auch tue.

Ich erfasse meine Zeit nun schon seit einigen Jahren, was der effektiven Nutzung meiner Zeit einen erstaunlichen Schub verliehen hat. Seit ich angefangen habe, kann ich nicht mehr sagen, dass ich nicht wüsste, wo meine Zeit geblieben ist. Denn die wird den ganzen Tag über getrackt.

Ich empfehle, deine Zeit so oft wie möglich und für so viele Aufgaben wie möglich zu protokollieren. 

Wenn du langfristig dabei bleibst, hast du eine bessere Vorstellung davon, welche Aufgaben dir die Zeit rauben und welche du schnell erledigen kannst.

Wenn du ein Team aufbaust, können dir diese Informationen zudem bei der weiteren Skalierung helfen. Du wirst wissen, welche Aufgaben du an ein anderes Teammitglied delegieren kannst oder weiterhin selbst erledigen musst. So kannst du den Wert jeder Minute maximieren, die du für den Aufbau deines Business einbringst.

6. Plane deinen Tag im Voraus

Stelle dir Folgendes vor: Du schaltest morgens deinen Computer ein, bereit, den Tag anzugehen. Du hast eine Liste mit den Dingen im Kopf, die du erledigen möchtest. 

Du checkst aber deine E-Mails und wirst durch etwas anderes abgelenkt. Dann ruft dich ein Teammitglied an und lenkt dich mit einer weiteren Aufgabe ab, die du nicht eingeplant hattest.

Und ehe du dich versiehst, ist es 14 Uhr, und du hast keine Ahnung, wo der Tag geblieben ist.

Klingt vertraut?

Das Vorausplanen ist einer dieser einfachen, aber äußerst wirkungsvollen Tipps für Zeitmanagement und Selbstorganisation, um nicht den ganzen Tag mit ungeplanten Dingen zu verbringen.

Im Idealfall planst du eine ganze Woche im Voraus. Wenn dir aber erst einmal der heutige Tag wichtig ist, ist das vielleicht etwas zu viel verlangt.

Fange also klein an, indem du gegen Ende des Arbeitstages deinen morgigen Tag planst.

Wenn du scheinbar immer von anderen Aufgaben abgelenkt wirst, solltest du auch das einplanen. Denke an die häufigsten Zeiten, zu denen du mit neuen Aufgaben konfrontiert wirst. für diese Zeit kannst du dir dann eine Stunde einplanen.

7. Gruppiere verwandte Aufgaben

Zurück zu den Konzepten von Fokus und Flow. Wenn du leicht von einer Aufgabe zur nächsten übergehen und dabei große Lücken vermeiden kannst, wird auch das auf dein Zeitmanagement einzahlen und dir letztendlich mehr Zeit verschaffen. 

Untersuchungen zeigen, dass ein zu häufiger Wechsel der Aufgaben deine mentale Energie erschöpfen und dich schneller ermüden lassen kann. Das bedeutet, dass die Erledigung der gleichen Aufgabe viel länger dauern wird.

Wenn du deinen Tag planst, solltest du dir jeden einzelnen Punkt auf deiner To-do-Liste anschauen.

Welche davon sind ähnlich? Welche davon lassen sich in einer Gruppe zusammenfassen, sodass du bei deren Bearbeitung im selben Mindset bleiben kannst.

Als ich zum Beispiel in einer Marketingagentur arbeitete, musste ich am Ende des Monats einen Leistungsbericht für alle unsere Kunden erstellen.

Die Berichte waren alle ähnlich. Dementsprechend blockte ich mir ein oder zwei Tage und widmete ihnen etwa 80 Prozent des Arbeitstages. Das ging viel schneller als, sagen wir, eine Woche lang einen Bericht pro Tag zu schreiben. Grund dafür war, dass ich normalerweise die gleichen Programme benutzte und in allen Berichten mit den gleichen Arten von Informationen zu tun hatte.

Überlege, wie du die Gruppierung in deiner Aufgabenliste nutzen kannst, um deinen mentalen Flow aufrecht zu erhalten.

8. Versuche es mit einer Zeitmanagement App

Es stellt sich heraus, dass die meisten Leute gern besser in Sachen Zeitmanagement wären. Der Markt für entsprechende Apps und Tools ist daher riesig.

Ganz gleich, ob du nach Apps für deinen PC oder dein Smartphone suchst, es gibt eine Vielzahl von Zeitmanagement Apps, mit denen dir die Selbstorganisation leichter fallen wird.

Du kannst eine einfache Timer-App verwenden, um deine aufgewendete Zeit im Auge zu behalten. Es gibt aber auch aufwändigere Zeitmanagement Apps mit denen du eine Ziele für einen täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Zeitraum verfolgen kannst.

Einige dieser Anwendungen lassen dich sogar Berichte herunterladen, damit du deine Produktivität nachvollziehen kannst und weißt, wo genau du dich verbessern musst.

Hier einige Empfehlungen:

9. Sag öfters „Nein“

Diesen Rat hast du wahrscheinlich schon öfters gehört. Es schadet aber nichts, ihn nochmals zu hören. Und vielleicht danach noch einmal.

Oft ist es so, dass wir versuchen, anderen zu gefallen.  Wenn jemand dich um etwas bittet, ist es leicht, „Ja“ zu sagen. Schließlich willst du wirklich helfen.

Oft sagen wir aber so oft „Ja“, bis wir komplett ausgebrannt sind.

Und dafür gibt es einen Hauptgrund: Wenn wir uns bei zusätzlichen Aufgaben engagieren, opfern wir oft unsere eigene persönliche Zeit. Das bedeutet, dass man weniger Zeit für sich selbst aufwendet und nicht genug Sorge dafür trägt, ausgeruht und vital zu sein.

Auf lange Sicht sind das schlechte Nachrichten.

Wenn du tief im Inneren weißt, dass du mehr Zeit für dich selbst brauchst, solltest du öfter „Nein“ sagen. Ich weiß, dass dies schwierig sein kann. Nicht selten hat man dabei das Gefühl, den anderen zu enttäuschen.

Um dieses Gefühl zu lindern, findest du hier einen tollen Artikel, der dir 6 Tipps gibt, mit denen das Nein-Sagen einfacher wird.

10. Genug essen und trinken

Dies mag auf den ersten Blick nicht wie einer der Top-Tipps für das Zeitmanagement erscheinen.

Ich bin die Art von Mensch, die sich so sehr konzentriert, dass ich das Essen und Trinken vergesse. Ich verpasse oft Mahlzeiten und vergesse, meine Wasserflasche wieder aufzufüllen. Die Folgen kann ich fühlen und das durchaus stark. 

Wenn wir hungrig oder dehydriert sind, ist es viel einfacher, den Fokus zu verlieren. Wir werden müde und träge und lassen die Dinge schleifen, anstatt unsere To-do-Liste anzugreifen. 

Dies ist nicht nur Theorie. 

Es gibt zahlreiche Untersuchungen, die bestätigen, dass sich unsere kognitive Leistung verbessert, wenn wir gut genährt und hydriert sind. Eine Studie im American Journal of Clinical Nutrition zeigte, dass ausreichendes Trinken die Aufmerksamkeit und das Gedächtnis fördert.

Dein Gehirn und dein Körper müssen in Topform sein, wenn du ein Meister des Zeitmanagements sein möchtest. Von daher solltest du das Thema ganzheitlich betrachten. Wenn du deine Gesundheit vernachlässigst, wird dich das langfristig einholen.

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Fazit: Der Weg zu einem besseren Zeitmanagement

Die effektive Nutzung deiner Zeit kann sich überraschend schwierig gestalten.

An jedem Tag gibt es eine Million Dinge zu tun. Es gibt aber auch eine Million Gelegenheiten, sich ablenken zu lassen.

Dies vervielfacht sich, wenn man mit einem Team zusammenarbeitet und insbesondere in einer Führungsposition, in der dir andere Personen berichten und dich ständig um Hilfe bitten.

Es gibt einige wertvolle Tipps für das Zeitmanagement, wobei nicht alle gleich gut für dich funktionieren werden. Der Schlüssel liegt darin, es so lange zu versuchen, bis du das findest, was für deine einzigartige Situation und deine Bedürfnisse am besten geeignet ist.

Hast du irgendwelche Tipps, die ich vielleicht übersehen habe und die für dich gut funktionieren? Lass es uns gerne in den Kommentaren unten wissen.

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Amanda Gaid
Amanda Gaid

Amanda Gaid is a digital marketer and copywriter who helps brands create awesome content that drives engagement and better business. As a seasoned digital nomad, her trusty laptop is her best friend.