Damit dein eigenes Geschäft oder Unternehmen richtig läuft, sind viele verschiedene Tools und Prozesse erforderlich. Das wichtigste ist natürlich eine kreative Geschäftsidee und ausreichend Unternehmergeist. Damit du deine ersten Gewinne auch buchen kannst, benötigst du natürlich auch eine Plattform, über die du deine Transaktionen abwickelst.
Das POS-System (Point-of-Sale-System) ist die Umgebung, in der der größte Teil deiner finanziellen und administrativen Arbeit zur Führung deines Unternehmens erledigt werden kann. So kannst du feststellen, ob genügend Inventar für deine Kundschaft vorrätig ist, kannst Verkaufstrends verfolgen und vor allem Transaktionen abwickeln.
Ein geeignetes System zur Zahlungsabwicklung trägt maßgeblich dazu bei, dass du mit deinem Business erfolgreich bleibst. In diesem Beitrag erfährst du alles, was du rund um das Thema wissen solltest.
Was ist ein POS-System?
Das POS-System (auch Point-of-Sale-System) bezeichnet den Ort, an dem der eigentliche Verkauf stattfindet. Meistens wird in lokalen Geschäften ein Computerterminal zusammen mit einer POS-Software verwendet, damit tägliche Verkaufstransaktionen und -vorgänge verwaltet werden können.
Ein Point-of-Sale-System hält die Stricke eines Unternehmens zusammen: Es wird für viele wesentliche Aufgaben, wie beispielsweise Inventarverwaltung, Preisanpassungen, Personalverwaltung, Verkaufsberichte oder Kundenmanagement, verwendet.
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Moderne Systeme bestehen heute aus einem Touchscreen-Computer, der mit einer POS-Software arbeitet und alle Zahlungsarten akzeptiert. Die Hardware umfasst in der Regel ein POS-Terminal, einen Quittungsdrucker, ein Kartenlesegerät, eine Kassenschublade und einen Barcode-Scanner.
Unzählige POS-Anbieter sind bereits heute online verfügbar. Die Preise und Kosten unterscheiden sich je nach Art der Gesamtumgebung und Anzahl benötigter Terminals. Viele Unternehmen bieten eine Cloud-basierte Lösung und mobile POS-Funktionalität an. Moderne POS-Systeme sind vollständig digital, was bedeutet, dass Kunden mit einer POS-App und einem internetfähigen Gerät oder POS-Terminal praktisch überall bei deinem Unternehmen zur Kasse gehen können.
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Wie funktioniert ein POS-System?
Nachdem wir geklärt haben, wozu ein POS-System für dein Unternehmen so wichtig ist, sehen wir uns nun an, wie die Lösung funktioniert. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, dein POS anzupassen – abhängig von deinem POS-Anbieter und deinem Geschäftsplan.
Grundlegend funktioniert ein POS-System wie folgt:
- Ein Kunde entscheidet sich, deine Dienstleistung oder dein Produkt zu kaufen. Der Preis wird in der Regel über einen Barcode-Scanner ermittelt.
- Dein POS rechnet den Preis aller gekauften Artikel des Kunden zusammen und addiert eventuelle Steuern. Gleichzeitig werden die Informationen in deinem Bestandsverwaltungssystem aktualisiert – So weißt du direkt, wie viele Artikel noch verkauft werden können.
- Nun erfolgt die Zahlung durch den Kunden, die beispielsweise über das Kartenlesegerät erfolgt, sollte der Kunde mit einer Kredit- oder Debitkarte zahlen wollen.
- Jetzt ist der Verkauf abgeschlossen und wird offiziell abgewickelt. Du kannst für deinen Kunden den Beleg über einen Belegdrucker ausdrucken oder ihn digital per Mail oder SMS senden.
Die Hard- bzw. Software, die du in deinem Point-of-Sale-System verwenden kannst, hängt immer von deinen individuellen Bedürfnissen ab. Solltest du einen Online-Shop haben, dann finden alle deine Transaktionen digital statt und somit ist auch keine POS-Hardware erforderlich. Betreibst du ein lokales Geschäft, benötigst du mindestens eine Kasse und ein Kreditkartensystem.
Das sind die gängigsten Hardwarekomponenten, die häufig mit einem POS-System verbunden sind:
- Kasse: Hilfreich bei der Verarbeitung und Berechnung von Kundentransaktionen
- Tragbare Geräte: Tablets und Smartphones sind gute Alternativen zu einem Standalone-Monitor, da du sie zu anderen Orten in deinem Geschäft mitnehmen kannst
- Kartenlesegerät: Ermöglicht es Kunden, die Waren sicher per Kreditkarte zu zahlen
- Kassenschublade: Wichtig für Barzahlungen
- Quittungsdrucker: Für Papierbelege, die der Kundschaft genau zeigen, was sie bezahlt haben
- Barcodelesegerät: Um Details eines Artikels zu lesen (bspw. um festzustellen, wie viele Artikel noch vorrätig sind)
Die Software besteht in der Regel aus Komponenten, die die Zahlungsabwicklung ermöglichen. Jedes Mal, wenn ein Kunde bei dir einkauft, verarbeitet dein POS- Kassensystem die Transaktion. Auch für Bargeld gibt es Zahlungsabwicklungssysteme.
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Die Vorteile eines Point-of-Sale-Systems
Für dein Unternehmen ist der POS ein wichtiger Teil. An dieser Stelle kommen unter anderem Verkauf, Kundenmanagement und Inventar-Tools zusammen. Ein
Point-of-Sale-System bietet also einige Vorteile:
- Effizienz: Mit den richtigen Tools für die Zahlungsabwicklung und der richtigen Software für die Verwaltung deines Inventars, läuft das tägliche Geschäft viel reibungsloser.
- Einfachheit: Ein POS-System macht es dir einfacher, alle Finanzinformationen an einem Ort zu verfolgen.
- Offline & online: Dank der POS-Hardware kannst du deine Verkäufe online sowie offline abwickeln.
- Zahlungsmöglichkeiten: Du kannst dank deinem POS eine Vielzahl von Zahlungen akzeptieren.
- Mehr Einblicke: Meistens bieten POS-Lösungen auch wertvolle Verkaufsberichte und Einblicke in deine Verkäufe.
- Genauigkeit: Das System kann auch deine Ausgaben und das eingehende Bargeld verfolgen, was vor allem wichtig ist, wenn es um die Steuern geht.
- Bestandsverwaltung: Dein POS verfügt über Tools, die dir genau anzeigen, welchen Bestand du zu einem bestimmten Zeitpunkt hast.
- Mitarbeitermanagement: Eine Vielzahl von POS-Systemen stellt sicher, dass du beispielsweise die Anzahl der Verkäufe deiner Mitarbeiter verfolgen kannst. So kannst du für dein Unternehmen bessere Ergebnisse erzielen.
Neben all diesen ausschlaggebenden Vorteilen ist außerdem zu beachten, dass viele Softwarepakete auch vielzählige Add-Ons enthalten, mit denen du deine Backoffice-Technologie ausbauen kannst.
Darauf solltest du bei der Auswahl eines POS Systems achten
Auf dem Markt gibt es viele verschiedene Point-of-Sale-Systeme mit unterschiedlichen Funktionen. Um die beste Lösung für dein Unternehmen zu finden, gibt es keine einheitliche Strategie. Stattdessen solltest du dir überlegen, welche Faktoren für dich am wichtigsten sind. Suchst du nach einem mobilen POS-System, das du vielleicht auf ein Festival oder in Popup-Shops mitnehmen kannst? Oder gehen deine Anforderungen eher in Richtung Inventarüberwachung und Verkäufe verfolgen?
Wir stellen dir einige Funktionen vor, auf die du achten solltest, um das perfekte POS-System zu finden:
- Bestandsverwaltung: Ein POS-System sollte dir jederzeit anzeigen können, welche Anzahl du von einem bestimmten Artikel noch auf Lager hast, damit du nicht zu viel bei deinen Lieferanten nachbestellst oder dir sogar der Bestand plötzlich ausgeht. Wichtig sind auch Tools, die dir zeigen, welche Produkte am beliebtesten sind.
- Verkaufsverfolgung: Eine weitere wichtige Softwareoption ist die Möglichkeit, Einkäufe, Retouren, Kundenpräferenzen, Lieferanteninformationen, etc. verfolgen zu können. Die Verkaufsverfolgung hilf dir auch dabei, herauszufinden, welche Kunden das meiste Geld bei dir ausgeben. So kannst du deine Vertriebs- und Marketingstrategie besser anpassen.
- Zahlungsabwicklung: Du musst dir auch Gedanken darüber machen, welche Transaktionen du täglich abwickelst, damit du sicherstellen kannst, dass dein POS die Anforderungen deines Unternehmens erfüllt. Meist enthalten Point-of-Sale-Systeme Lösungen für die Verwaltung von Bestellungen, persönlichen Zahlungen, mobilen Zahlungen und mehr.
- Automatisierungsfunktion: Moderne POS-Systeme können Inventar- und Einkaufsberichte automatisieren oder Quittungen automatisch per Mail an die Kunden senden. Die Automatisierung von verschiedenen Abläufen kann es dir erleichtern, deinen Geschäftsbetrieb so stressfrei wie möglich zu führen. Einige POS-Kassensysteme können bereits sogar Buchhaltungs- und Spesenabrechnungen erstellen und diese an deine Buchhalter senden.
- Prämienprogramme: Einige POS-Systeme können dazu beitragen, die Beziehung zu deinen Kunden zu stärken. So hast du beispielsweise die Möglichkeit, deine treuesten Kunden im Auge zu behalten und ihnen exklusive Rabatte und Vorteile zu gewähren.
- Kundenmanagement: Meistens verfügen POS-Systeme über grundlegende Kundenverwaltungswerkzeuge, mit denen du Kundenprofile erstellen und Kundeninformationen speichern kannst. Diese Daten sind wichtig für deine Marketingstrategie.
- Mitarbeiterverwaltung: Ein POS-System sollte es dir ermöglichen, die Umsätze deiner jeweiligen Mitarbeiter aufzuzeichnen. Auch Funktionen zur Zeiterfassung und Zeitplanung sind nützlich, meist sind diese aber nur als Integrationen oder Add-ons verfügbar.
- Integrationen: Gute POS-Systeme müssen gut mit der bereits vorhandenen Software und Technologie zusammenarbeiten. So können die Anwendungen untereinander Informationen austauschen, so dass das manuelle Herunter- und Hochladen von Berichten etc. entfällt.
Welche die wichtigsten Funktionen sind, die für dich und dein Unternehmen relevant sind, liegt immer daran, welche Anforderungen du hast. Achte bei der Auswahl genau darauf, was dein POS kann – So kannst du dir in deinem Arbeitsalltag einige Abläufe leichter machen.
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Die besten Lösungen für Unternehmen
Falls du noch auf der Suche nach dem passenden POS-System für dein Geschäft sein solltest, zeigen wir dir jetzt noch drei Lösungen, die dir garantiert deinen Geschäftsbetrieb erleichtern werden.
POS System #1: Shopify POS
Wenn du auf der Suche nach einer POS-Lösung bist, mit der du ein digitales Geschäft eröffnen und führen kannst, dann ist Shopify wahrscheinlich die beste Wahl für dich. Mit Shopify POS kannst du praktisch von überall verkaufen.
Vorteile von Shopify POS
Heute wird es immer wichtiger, die Informationen von Kunden erfassen und speichern zu können – jedoch immer DSGVO konform. Danke der integrierten Technologie von Shopify POS kannst du sicherstellen, dass die vertraulichen Informationen immer sicher und zuverlässig aufbewahrt werden.
Außerdem verfügt Shopify über die Tools, die du zum Synchronisieren und Verfolgen deines Inventars benötigst. Egal, ob du persönlich, online oder auf beiden Kanälen verkaufst – Du kannst deinen Umsatz über verschiedene Standorte und Online-Kanäle (Onlineshop, Online-Marktplätze, etc.) im Auge behalten.
Lesetipp: Du willst mehr über die richtigen Vertriebskanäle erfahren? Hier bist du richtig.
Mit Shopify POS kannst du auch sicherstellen, dass der Checkout-Prozess für deine Kunden reibungslos und stressfrei verläuft. Das POS-Kassensystem kann nicht nur Geschenkkarten, sondern auch alle gängigen Kredit- und Debitkarten akzeptieren.
Die Lösung bietet dir an zahlreichen Standorten und über verschiedene digitale Kanäle alles, was du für den Verkauf benötigst. So kannst du deine Zielgruppe überall dort erreichen, wo sie auch einkaufen möchte.
Wichtig ist auch, dass du bei Shopify von einem Kundensupport profitierst, der rund um die Uhr für dich da ist. Egal zu welcher Zeit – solltest du Hilfe benötigen, werden deine Fragen schnell beantwortet.
Für wen ist Shopify POS das richtige?
Das POS-System von Shopify bietet für jeden die perfekte Lösung. Egal, ob du nur gelegentlich persönlich Waren auf Pop-ups oder Messen verkaufen möchtest oder ob du ein System für dein permanentes Einzelhandelsgeschäft benötigst – mit Shopify kannst du nichts falsch machen.
Shopify stellt verschiedene Preispakete zur Auswahl, von denen du das passende für dein Budget wählen kannst. Die Preise liegen zwischen 27 Euro und 289 Euro pro Monat und bieten je nach Paket unterschiedliche Funktionen.
POS System #2: Square POS
Die POS-Lösung ist eine der beliebtesten, die momentan auf dem Markt vertreten sind. Ursprünglich war Square nur ein grundlegendes mobiles Zahlungssystem für Unternehmen, die ein lokales Geschäft starten wollten. Heute bietet es Lösungen für jede Art von Unternehmen. Square bietet alles, was du zur Integration deiner Buchhaltungssoftware, zur Online- und Offline-Zahlung und sogar zur Erstellung deiner eigenen Website benötigst, damit deine Marke sich weiterentwickeln kann.
Vorteile von Square POS
Für den Online- und Offline-Verkauf von Produkten ist Square POS eine der benutzerfreundlichsten Lösungen. Es lassen sich eine Vielzahl von führenden Tools integrieren, sodass du eine umfassende Umgebung für die Verwaltung all deiner Informationen aufbauen kannst.
Square kann kostenlos genutzt werden, nur Transaktionsgebühren solltest du beachten. Es ist allerdings nicht auszuschließen, dass du beispielsweise Premium-Add-Ons installieren musst.
Die Lösung bietet unzählige Möglichkeiten, deine Kundenbeziehungen zu verbessern. Dazu gehören unter anderem verschiedene Zahlungsoptionen für deine Zielgruppe, Treueprogramme oder Geschenkkarten. Bei Bedarf kannst du die Informationen über deine Kunden speichern, sodass diese bei ihrem nächsten Kauf schneller auschecken können.
Lesetipp: Wir zeigen dir, wie du deine eigene Homepage erstellen kannst.
Für wen ist Square POS das richtige?
Square ist für Unternehmen, die Online- und Offline-Zahlungen vornehmen müssen, eine gute Wahl. Du erhältst mit der Lösung alles, was du für einen reibungslosen Betrieb deines Unternehmens benötigst, inklusive Add-Ons für die Mitarbeiterverwaltung und die Bestandskontrolle.
Das Grundpaket bei Square ist kostenlos und bietet sehr guten Kundensupport und vieles mehr. Allerdings zahlst du eine Kartentransaktionsgebühr bei Zahlungen. Die Hardware (z.B. Kartenlesegerät) kannst du gegen eine zusätzliche Zahlung zu deinem POS hinzufügen.
POS System #3: Lightspeed POS
Lightspeed bietet die Möglichkeit, neben deinem POS-System einen Onlineshop zu starten. Seit der Gründung 2021 haben sich die Systeme auf den Einzelhandel, Restaurants und E-Commerce spezialisiert.
Vorteile von Lightspeed POS
Wenn du dich für das POS-System von Lightspeed entscheidest, profitierst du von kostenlosen Onboarding-Einzelsitzungen und einem Kundensupport, der rund um die Uhr verfügbar ist.
Lightspeed bietet außerdem eine besonders präzise Analysefunktion. Die Lösung Namens „Analytics Core“ eignet sich dazu, sehr einfache Berichte zu erstellen, die in Echtzeit aktualisiert werden und die Abläufe in deinem gesamten Unternehmen erleichtern können.
Das POS-System bietet sowohl ein iPad als auch Desktop-Hardware an – enthalten sind bei beiden Paketen ein Scanner, ein Drucker und eine Kassenschublade. Auf der Website findest du jedoch keine Preise und musst den Vertrieb kontaktieren, um die Hardware kaufen zu können.
Der Nachteil bei Lightspeed ist, dass das System nur mit Mac-Software ausgeführt werden kann.
Für wen ist Lightspeed POS das richtige?
Zunächst ist es für Unternehmen das richtige, die einen Mac verwenden. Außerdem ist Lightspeed mit seinem zentralisierten Einkauf und den Hauptbestellungen bestens für die Verwaltung mehrerer Shops geeignet.
Lightspeed bietet ebenfalls verschiedene Preispakete die (bei monatlicher Zahlung) zwischen 49 Euro und 189 Euro liegen.
Bist du bereit für deine perfekte Point-of-Sale-Lösung?
Auf den ersten Blick wirkt es sehr kompliziert, die richtige POS-Lösung zu finden. Um ein erfolgreiches Business zu führen, gehört ein POS-System aber zur Standardausstattung. Damit du Zahlungen deiner Kunden auch entgegennehmen kannst, benötigst du das richtige Kassensystem. Dabei ist es wichtig, ein System zu finden, das agil, benutzerfreundlich und bequem ist.
Achte darauf, dass dein POS-System folgendes kann:
- Akzeptieren verschiedener Zahlungsarten
- Integration an vorhandene Software
- Mitarbeiter- und Kundenverwaltung
- Ausführliche Berichte erstellen
- Hardware wird bestenfalls von derselben Firma bereitgestellt
Es gibt keine allgemeine Strategie, um das ultimative POS-System zu finden. Du solltest direkt mit deiner Recherche beginnen, um abzuwägen, welches System die richtigen Lösungen für dein Unternehmen bietet.
