Geschäftskonto, ja oder nein? Hast du überhaupt die freie Wahl oder sind Geschäftskonten für Selbstständige Pflicht? Und was ist eigentlich der genaue Unterschied zwischen einem Privat- und einem Firmenkonto? Diesen und mehr Fragen rund ums Thema Geschäftskonto möchten wir in diesem Beitrag auf den Grund gehen.
Beginnen wir jedoch von vorne: Was genau versteht man überhaupt unter einem Geschäftskonto?
Was ist ein Geschäftskonto?
Bei einem Geschäftskonto handelt es sich um ein Girokonto, welches ausschließlich mit gewerblichen Zahlungsflüssen in Verbindung steht. Es kann ganz klassisch stationär bei der Bank, aber auch komplett online eröffnet und verwaltet werden.
Mit deinem Geschäftskonto kannst du genau wie mit einem Privatkonto Geld abheben, die ein- und ausgehenden Zahlungen überwachen sowie Überweisungen durchführen und empfangen. Worin die genauen Unterschiede zwischen den beiden Kontoarten liegen, werden wir etwas weiter unten im Beitrag klären. Zuvor gilt es noch zu erwähnen, dass bei Firmenkonten eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren besteht. In den meisten Fällen wird diese gesetzliche Regelung von der jeweiligen Bank übernommen. Benötigst du entsprechende Belege fürs Finanzamt, dann kannst du diese auch direkt bei der Bank anfordern.
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Bezüglich EC- und Kreditkarten ist es bei Geschäftskonten genau wie bei Privatkonten so, dass du sie dir auf Wunsch ausgeben lassen kannst. Außerdem gibt es die Möglichkeit, sich einen Dispo-Kreditrahmen einräumen zu lassen.
Lesetipp: In diesem Beitrag beantworten wir alle wichtigen Fragen rund ums Thema Impressumspflicht und zeigen dir, auf welche Pflichtangaben du achten musst.
Ist ein Geschäftskonto Pflicht?
Es gibt grundsätzlich kein Gesetz in Deutschland, das Selbstständige dazu verpflichtet, ein separates Geschäftskonto zu führen. Auch das Finanzamt fordert dies nicht explizit und akzeptiert geschäftliche Buchungen, die über ein Privatkonto laufen.
Bei Kapitalgesellschaften hingegen gibt es eine gesetzliche Pflicht zur Eröffnung und Führung eines eigenen Geschäftskontos. Betroffen davon sind beispielsweise die GmbH, UG, AG, eG, KGaA oder eV, da diese Rechtsformen als juristische Personen mit einer eigenständigen Rechtsverantwortung und Geschäftsfähigkeit gelten.
Rechtlich sind Kleinunternehmer Selbständigen und Freiberuflern gleichgestellt, nur sind sie von der Umsatzsteuer befreit. Sie sind nicht dazu verpflichtet, ein Geschäftskonto zu führen.
Auch Freiberufler können selbst entscheiden, ob sie ein Geschäftskonto für den Geldverkehr ihrer geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben anlegen möchten. Sie können ihren geschäftlichen Zahlungsverkehr auch über Ihr Privatkonto buchen.
Doch wie stehen die Banken dazu, wenn du dein privates Konto auch für geschäftliche Abwicklungen nutzen möchtest? Viele Kreditinstitute weisen in ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen darauf hin, dass ihre Kunden keine Zahlungen für ihr Geschäft über das private Girokonto abwickeln dürfen. Daher ist es notwendig, im Vorfeld die AGB der Bank zu prüfen, bei der du als Selbständiger über ein Konto verfügst.
Aber auch ohne Erwähnung der unterschiedlichen Bankkonditionen haben Finanzinstitute teils Gründe, der gewerblichen Nutzung von Privatkonten zu widersprechen. Und zwar steigt für sie so beispielsweise der Aufwand für die Kontoführung, da für den gewerblichen Betrieb die Zahl der monatlichen Buchungen zunimmt. Darüber hinaus stellt der Gesetzgeber im Bürgerlichen Gesetzbuch für Banken unterschiedliche Regelungen im Umgang mit gewerblichen Kunden gegenüber dem mit Privatkunden auf. Selbstständige Einzelunternehmer und Freiberufler bekommen aber eher selten Probleme mit ihrer Bank, wenn sie ihr Privatkonto auch geschäftlich nutzen.
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Was ist der Unterschied zwischen einem Privat- und einem Geschäftskonto?
Ein entscheidender Punkt, warum Selbstständige oft zögern, wenn es darum geht, ein Firmenkonto zu eröffnen, ist der, dass solche Konten grundsätzlich teurer als Privatkonten sind. Denn bei Geschäftskonten fällt mehr als nur eine monatliche Gebühr für die Kontoführung an. Auch für Einzelbuchungen können Kosten nach sich ziehen.
Zudem können Geschäftskonten nicht mit einer Dispo-Funktion ausgestattet werden. Selbständige, die einen Dispokredit benötigen, müssen ihn beantragen. Einen Kontokorrentkredit gewährt die Bank allerdings nur auf Basis positiver Unternehmensdaten. Bei der Bewerbung sind vergangene Jahresabschlüsse und betriebswirtschaftliche Auswertungen einzureichen.
Auf der anderen Seite bieten einige Banken ihren Geschäftskunden aber auch Zinsen auf ihr Guthaben an. Darüber hinaus sind oft mehrere Personen zur Kontoführung berechtigt. Das ist insbesondere dann von Bedeutung, wenn du dein Unternehmen gemeinsam mit einem oder mehreren Gesellschaftern führst - was bei Gründung einer GbR zwingend notwendig ist. Damit du jedoch Gewissheit über die genauen Konditionen hast, solltest du dich diesbezüglich im Vorfeld bei deiner Bank erkundigen.
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Was sind die Vorteile eines geschäftlichen Kontos?
Bei einem Geschäftskonto hast du die Möglichkeit, den Aufwand für die Kontoführung genau wie die Kosten für die einzelnen Buchungen zu den Betriebsausgaben hinzuzufügen und auf diese Weise steuerlich geltend zu machen. Der entscheidende Vorteil liegt jedoch in der Buchhaltung.
Die Führung eines Geschäftskontos erleichtert Selbstständigen die Buchhaltung immens. Grund dafür ist eine klare Trennung zwischen privatem und geschäftlichem Zahlungsverkehr:
- Da über das Geschäftskonto nur betriebliche Kontobewegungen abgewickelt werden, ist eine explizite Zuordnung der Buchungen möglich. Damit werden Fehlzuordnungen und Unklarheiten frühzeitig beseitigt.
- Aus demselben Grund wird auch die Nachverfolgung von Zahlungsvorgängen erleichtert. Dadurch kann wiederum die finanzielle Lage des Unternehmens besser überblickt werden.
- Belege können einfacher sortiert werden.
- Das Finanzamt erhält ausschließlich die geschäftlichen, steuerlich relevanten Unterlagen.
- Durch die Option, für Geschäftskonten Unterkonten anzulegen, können geschäftliche Zahlungsbewegungen und Geschäftsvorgänge noch besser sortiert werden.
- Die Gefahr, bei privaten Ausgaben beispielsweise aus Versehen an die Reserven für die nächste Vorsteuerabgabe zu gehen, entfällt.
- Das Geschäftskonto kann darüber hinaus oft an eine Software eines Drittanbieters angebunden werden, durch die Finanzgeschäfte von Zuhause oder dem Büro aus abgewickelt werden können. So wird zum Beispiel besser ersichtlich, wo noch Außenstände bestehen oder wo selbst noch Zahlungen zu leisten sind.
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Geschäftskonto: Fazit
Ob du als selbstständiger Einzelunternehmer oder Freiberufler ein Geschäftskonto anlegen, ist in den meisten Fällen dir selbst überlassen. Anders verhält es sich bei den Kapitalgesellschaften, die bereits bei der Gründung ein eigenes Firmenkonto angeben müssen. In manchen Fällen kann es auch vorkommen, dass die Bank die geschäftliche Nutzung eines Privatkontos untersagt.
Es gibt viele Grüße, die für die Eröffnung eines Geschäftskontos sprechen. Deine Buchhalterischen Prozesse werden stark vereinfacht, da du mit einem separaten Firmenkonto eine klare Trennung zwischen geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben schaffen kannst. Allerdings zieht ein zusätzliches Konto immer auch einen gewissen Mehrkostenaufwand nach sich, der sich, abgesehen von monatlichen Nutzungsgebühren, auch in Form von Kosten für beleghafte und beleglose Buchungen, Gebühren für die Bargeldabhebung, etc. ausdrücken kann.
Wenn du dich für die Eröffnung eines Geschäftskontos entscheidest, solltest du vorher immer die Konditionen verschiedener Banken miteinander vergleichen.
Lesetipp: Erfahre in diesem Beitrag die wichtigen Tipps für deinen Geschäftskonto Vergleich.
Neben den reinen Nutzungsgebühren kann es sinnvoll sein, wenn du dich über die folgenden Aspekte informierst:
- Wie hoch sind die Gebühren für die Kredit- und die EC-Karte?
- Wie weit kann das Konto überzogen werden und wie hoch sind die Überziehungszinsen?
- Wie hoch sind die Zinsen auf das Guthaben?
- Wie gut lässt sich das dazugehörige Online-Portal nutzen? / Gibt es überhaupt eine Bankfiliale in der Nähe?
- Wie viel kostet die Bargeldauszahlung im Ausland?
Wenn du all diese Frage vorher abgeklärt hast, kannst du dir die Vorteile eines Geschäftskontos bedenkenlos zu Nutze machen.